domingo, 16 de septiembre de 2012

LA COMPETENCIA NOTARIAL EN ASUNTOS NO CONTENCIOSOS – ASPECTOS REGISTRALES



Abogado Mg. Hidelbrando Jiménez Saavedra

Por Ley 26662 del 20.09.1996, modificada por las leyes 26687, 26809, 29560 y complementada por la ley 27158 y ley 27333, se incorporó en nuestro sistema normativo el régimen correspondiente a la competencia notarial en asuntos no contenciosos. Aliviar la carga procesal al Poder Judicial, la privatización de los servicios públicos y su correspondiente simplificación fueron los argumentos de mayor relevancia para su implantación. Corresponde al presente tratar el tema desde su perspectiva en sede registral.

La competencia notarial en asuntos no contenciosos se presenta como alternativa al Poder Judicial. Los interesados pueden recurrir indistintamente ante el Poder Judicial (siendo competencia del Juez de Paz Letrado bajo las normas del Código Procesal Civil) o ante el notario (quien debe poseer el título de abogado y se rige en este caso por la Ley 26662, D. Legislativo 1049 y el Código Procesal Civil). En los procesos iniciados en la vía judicial, que a la fecha de vigencia de la ley 26662 no hubiesen concluido y que se refieran a asuntos que comprende el Artículo 1, los interesados, pueden optar por la actuación notarial siempre que se desistan del proceso, es pertinente hacer referencia a esta norma, puesto que existen aún procesos anotados en el Registro que deben tomarse en cuenta para efectos de lo regulado.

Se establecen en la Ley 26662 como asuntos no contenciosos de competencia notarial los siguientes procedimientos:

            1. Rectificación de partidas;
            2. Adopción de personas capaces;
            3. Patrimonio familiar;
            4. Inventarios;
            5. Comprobación de Testamentos;
            6. Sucesión intestada.
            7. Separación convencional y divorcio ulterior (Ley Nº 29227 del 16.05.2008).
8. Reconocimiento de unión de hecho (Ley N° 29560 del 16.07.2010).
            9. Convocatoria a junta obligatoria anual (Ley N° 29560 del 16.07.2010).
            10. Convocatoria a junta general (Ley N° 29560 del16.07.2010).

Para efectos de la organización notarial, en cuanto a asuntos no contenciosos, se crea el Registro Notarial de Asuntos no Contenciosos, conforme con lo previsto en el inciso e) del Artículo 37 de la Ley del Notariado, Decreto Ley 26002 (actualmente sustituido por el Decreto Legislativo 1049), en el que constan las escrituras públicas, actas y protocolizaciones a que se refiere la ley 26662 (Primera disposición complementaria). Seguidamente se autoriza al notario para solicitar al Colegio de Notarios al que pertenece, el nombramiento de secretarios notariales de asuntos no contenciosos, para los efectos de las notificaciones, bajo responsabilidad del notario; asimismo, en cuanto a los costos del servicio se establece que los honorarios profesionales que cobran los notarios por su intervención en los asuntos no contenciosos regulados por la ley 26662, se determinarán libremente por el mercado, de común acuerdo entre las partes.
           
Generalidades previas. Se regulan las siguientes:
-     El trámite se inicia por petición escrita de los interesados o sus representantes. El escrito debe contener: nombre, identificación y dirección de todos los interesados, el motivo de la solicitud, el derecho que los asiste y el fundamento legal. Las solicitudes de inicio del trámite y los escritos que se presenten deben llevar firma de abogado.
-      Es indispensable el consentimiento unánime de los interesados. Si alguno de ellos, en cualquier momento de la tramitación manifiesta oposición, el notario debe suspender inmediatamente su actuación y remitir lo actuado al juez correspondiente, bajo responsabilidad.
-     La publicación de avisos a que  se refiere la presente ley, se realiza por una sola vez en el diario oficial y en otro de amplia circulación del lugar donde se realiza el trámite, y, a falta de diario en dicho lugar, en el de la localidad más próxima. Si fuera el caso, se observará lo dispuesto en el Artículo 169 del Código Procesal Civil. En el aviso  debe indicarse el nombre y la dirección del notario ante quien se hace el trámite.
-          Los notarios de oficio, pueden requerir de las autoridades la colaboración para obtener los datos e informes que le sean indispensables para la tramitación de los procesos no contenciosos. El funcionario está obligado a remitir la información solicitada, bajo responsabilidad.
-       Transcurrido el plazo que se señala en cada trámite, sin que medie oposición, el notario extiende la escritura pública correspondiente, en los casos en que la ley lo mande e inserta las publicaciones respectivas. Las actuaciones que se protocolicen deben constar en acta notarial. El documento notarial es auténtico y produce todos sus efectos, mientras no se rectifique o se declare judicialmente su invalidez.
-        Las protocolizaciones que se efectúen en aplicación de la presente ley, se harán en el "Registro de Asuntos No Contenciosos".
-          La inscripción registral se efectúa en mérito de los partes cursados por el notario.
Calificación registral. En sede registral las actas y escritura públicas que formalizan la conclusión de los procedimientos no contenciosos de competencia notarial han  merecido tratamiento complementario por la jurisprudencia registral:
-      En los asuntos no contenciosos de competencia notarial no es objeto de calificación registral la validez de los actos procedimentales ni el fondo o motivación de la declaración notarial. Resolución 190-2009-SUNARP-TR-T
-        De conformidad con el art. 32 de la ley 27333, la regularización de edificación que realice, al amparo del título I de la ley 27157, un propietario que cuenta con título de propiedad que conste en documento de fecha cierta, resolución administrativa o que requiera de saneamiento por prescripción adquisitiva de dominio, formación de título supletorio o rectificación de áreas o lindero, necesariamente se tramita ante notario público; salvo los procedimientos de regularización que tramite la COFOPRI en los procesos de regularización a su cargo, los que se sujetarán a sus propias normas. Resolución 274-2011-SUNARP-TR-T.
-          El titular de la rogatoria en las solicitudes de anotación preventiva del inicio de los procedimientos no contenciosos de competencia notarial, es el notario ante cuyo despacho se realizan dichos trámites. Resolución 641-2011-SUNARP-TR-A.

1.      RECTIFICACION DE PARTIDAS

Objeto del trámite. Se tramitan ante notario las rectificaciones que tengan por objeto corregir los errores y omisiones de nombre, apellidos, fecha de nacimiento, de matrimonio, defunción u otros que resulten evidentes del tenor de la propia partida o de otros documentos probatorios.
En ningún caso se podrá seguir el trámite notarial para cambiar el nombre de la persona o sus apellidos, el sexo u otra información contenida en la partida que no surja de un error evidente.

Solicitud. La solicitud será formulada por cualquiera de los siguientes interesados:
1. El representante legal del incapaz y, a falta de aquél, por cualquiera de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, para la partida de nacimiento.
2. La persona cuya partida de nacimiento se trata de rectificar, si es mayor de edad, y, si ha fallecido, por sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
3. Cualquiera de los cónyuges o, por fallecimiento de éstos; por cualquiera de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, para la rectificación de la partida de matrimonio.
4. Cualquiera de los parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad del fallecido, para la partida de defunción.

Requisitos.- La solicitud precisará el objeto del pedido y se acompañará la partida que se pretende rectificar así como los instrumentos que acreditan fehacientemente el pedido.

Publicación.- El notario mandará publicar un extracto de la solicitud conforme a lo dispuesto por el Artículo 13 de la presente ley.

Escritura Pública.- Transcurridos diez días útiles desde la publicación del último aviso, el notario eleva a escritura pública la solicitud, insertando los instrumentos que acrediten su pedido y cursa los partes al registro respectivo.

Vigencia de la Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Registro Civil.- Las disposiciones del presente título no modifican lo establecido por la Ley N° 26497, Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Registro Civil la que mantiene plena vigencia.

2.      ADOPCION DE PERSONAS CAPACES

Procedencia.- Sólo se tramita ante notario la adopción de personas mayores de edad con capacidad de goce y de ejercicio.

Requisito de la solicitud. La solicitud constará en una minuta, presentada por el adoptante y el adoptado, acompañada de los siguientes anexos:
1. Copia certificada de la partida de nacimiento del adoptante y de matrimonio, si es casado.
2. Copia certificada de la partida de nacimiento del adoptado y de matrimonio, si es casado.
3. Documento que acredite que las cuentas de la administración  han sido aprobadas, si el solicitante ha sido representante del adoptado.
4. Testimonio del inventario de los bienes que tuviere el adoptado.
La minuta debe contener la expresión de voluntad del adoptante y del adoptado y el asentimiento de sus respectivos cónyuges, en caso de ser casados, así como la declaración jurada del adoptante en el sentido que goza de solvencia moral. El notario, si encuentra conforme la minuta y la documentación requerida, eleva la minuta a escritura pública.

Nueva partida de nacimiento. El notario oficia al Registro respectivo para que extienda nueva partida de nacimiento del adoptado y anote la adopción al margen de la partida original.

3.      PATRIMONIO FAMILIAR

Solicitud. Pueden solicitar la constitución de patrimonio familiar las personas señaladas en el Artículo 493 del Código Civil y sólo en beneficio de los citados en el Artículo 495 del mismo Código.

Requisitos. La solicitud se formula mediante minuta que incluirá los requisitos señalados en el Artículo 496 inciso 1) del Código Civil y la declaración expresa de no tener deudas pendientes. Se adjuntan además, las partidas que acrediten el vínculo con los beneficiados, y certificado de gravámenes del predio.

Publicación. El notario manda publicar un extracto de la solicitud.

Escritura Pública. Transcurridos diez días útiles desde la publicación del último aviso, sin que medie oposición, el notario procede a extender la escritura pública, insertando las partidas y el aviso publicado. El notario cursa los partes pertinentes al Registro de la Propiedad Inmueble.

Modificación o Extinción. Para la modificación y extinción del patrimonio familiar, se siguen los mismos trámites que para su constitución.

4.      INVENTARIOS

Solicitud. La solicitud de inventarios se presenta mediante petición escrita señalando el lugar donde se realizará el inventario.
Cuando el inventario comprenda bienes que se encuentran ubicados en distintos lugares, será competente el notario del lugar donde se encuentre cualquiera de ellos, o al que primigeniamente se formuló la petición, quedando en tal circunstancia autorizado para ejercer función fuera de los límites de la provincia para la cual ha sido nombrado.

Actuación. Recibida la solicitud, el notario señala fecha y hora para la realización del inventario, dejando constancia de la misma en el acta respectiva.

Acta Notarial. El notario asienta la correspondiente acta extra protocolar, describiendo ordenadamente los bienes que se encuentren en el lugar, su estado y características, sin calificar la propiedad ni la situación jurídica. El acta es suscrita por el notario y los interesados que concurran y si alguno de ellos se rehusara a firmar, se dejará constancia de tal hecho.

Inclusión de bienes. Cualquier interesado puede solicitar al notario que se incluya en el inventario bienes no señalados en la solicitud inicial, acreditándolo con el título respectivo. Esta solicitud puede presentarse hasta el momento en que se realiza la diligencia de inventario.

Protocolización de lo actuado. Terminada la diligencia de inventario el notario procede a protocolizar lo actuado.

Exclusión de bienes inventariados. La exclusión de bienes inventariados se solicita ante el órgano jurisdiccional.

5.      COMPROBACION DE TESTAMENTOS CERRADOS

Solicitud. La comprobación de testamentos se solicita mediante petición escrita que suscribirá:
1. Quien por su vínculo familiar con el causante se considere heredero forzoso o legal;
2. Quien se considere instituido heredero voluntario o legatario, y;
3. Quien sea acreedor del testador o del presunto sucesor.

Requisitos.- La solicitud incluye:
1. El nombre del causante;
2. Copia certificada de la partida de defunción o de declaración de muerte presunta del testador;
3. Certificación registral de no figurar inscrito otro testamento;
4. Indicación del nombre y dirección de los presuntos herederos;
5. Copia certificada del acta notarial extendida cuando el mismo fue otorgado o, en su defecto, certificación de existencia del testamento emitida por el notario que lo conserve bajo custodia, así como el nombre y domicilio de testigos que intervinieron en la entrega del testamento cerrado.

Medios probatorios. Tratándose de testamento cerrado, sólo se admite como medio probatorio el acta notarial de otorgamiento extendida en el sobre o cubierta. En defecto del acta, y cuando el sobre estuviera deteriorado, son admisibles como medios probatorios la copia certificada del acta transcrita del registro del notario, la declaración de los testigos que intervinieron en el acto y, el cotejo de la firma o letra del testador.

6.      SUCESION INTESTADA

Procedencia. La solicitud será presentada por cualquiera de los interesados a que alude el Artículo 815 del Código Civil; ante el notario del lugar del último domicilio del causante.

Requisitos.- La solicitud debe incluir:
1. Nombre del causante;
2. Copia certificada de la partida de defunción o de la declaración judicial de muerte presunta;
3. Copia certificada de la partida de nacimiento del presunto heredero o herederos, o documento público que contenga el reconocimiento o la declaración judicial, si se trata de hijo extramatrimonial o adoptivo;
4. Partida de matrimonio si fuera el caso;
5. Relación de los bienes conocidos;
6. Certificación Registral en la que conste que no hay inscrito testamento u otro proceso de sucesión intestada; en el lugar del último domicilio del causante y en aquél donde hubiera tenido bienes inscritos.

Anotación preventiva. El notario mandará se extienda anotación preventiva de la solicitud.

Publicación. El notario manda publicar un aviso conteniendo un extracto de la solicitud conforme a lo dispuesto en el Artículo 13 de la presente ley y notifica a los presuntos herederos. En caso de herencia vacante, notifica a la Sociedad de Beneficencia Pública o, a falta de ésta, a la Junta de Participación Social en ambos casos, del lugar del último domicilio del causante en el país, o de la Sociedad de Beneficencia Pública de Lima Metropolitana si estuvo domiciliado en el extranjero.

Inclusión de otros herederos. Dentro del plazo a que se refiere el Artículo 43 el que considere heredero puede apersonarse acreditando su calidad de tal con cualquiera de los documentos señalados en el Artículo 834 del Código Procesal Civil. El notario lo pondrá en conocimiento de los solicitantes. Si transcurridos diez días útiles no mediará oposición, el notario lo incluirá en su declaración y en el tenor del acta correspondiente".

Protocolización de los actuados. Transcurridos quince días útiles desde la publicación del último aviso, el notario extenderá un acta declarando herederos del causante a quienes hubiesen acreditado su derecho.

Inscripción de la Sucesión Intestada. Cumplido el trámite indicado en el Artículo 43, el notario remitirá partes al Registro de Sucesión Intestada del lugar donde se ha seguido el trámite y a los Registros donde el causante tenga bienes o derechos inscritos, a fin que se inscriba la sucesión intestada.

7.      DECLARACIÓN DE UNIÓN DE HECHO

La ley 26662 fue modificada por la incorporación de un título sobre la declaración de unión de hecho que se encuentra regulada por la ley N° 29560 del 16.06.2010. Por Resolución Nº 088-2011-SUNARP-SA se aprueba la Directiva que establece los criterios registrales para la inscripción de las Uniones de Hecho, su Cese y otros actos inscribibles directamente vinculados (http://www.sunarp.gob.pe/Legislacion00.asp?ID=2205).

Procedencia. Procede el reconocimiento de la unión de hecho existente entre el varón y la mujer que voluntariamente cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 326 del Código Civil.

Requisito de la solicitud. La solicitud debe incluir lo siguiente:
1. Nombres y firmas de ambos solicitantes.
2. Reconocimiento expreso que conviven no menos de dos (2) años de manera continua.
3. Declaración expresa de los solicitantes que se encuentran libres de impedimento matrimonial y que ninguno tiene vida en común con otro varón o mujer, según sea el caso.
4. Certificado domiciliario de los solicitantes.
5. Certificado negativo de unión de hecho tanto del varón como de la mujer, expedido por el registro personal de la oficina registral donde domicilian los solicitantes.
6. Declaración de dos (2) testigos indicando que los solicitantes conviven dos (2) años continuos o más.
7. Otros documentos que acrediten que la unión de hecho tiene por lo menos dos (2) años continuos.

Publicación. El notario manda a publicar un extracto de la solicitud de conformidad con lo establecido en el artículo 13.

Protocolización de los actuados. Transcurridos quince (15) días útiles desde la publicación del último aviso, sin que se hubiera formulado oposición, el notario extiende la escritura pública con la declaración del reconocimiento de la unión de hecho entre los convivientes.

Inscripción de la declaración de unión de hecho. Cumplido el trámite indicado en el artículo 48, el notario remite partes al registro personal del lugar donde domicilian los solicitantes.

Remisión de los actuados al Poder Judicial. En caso de oposición, se procede conforme a lo dispuesto en el artículo 6.

Responsabilidad. Si cualquiera de los solicitantes proporciona información falsa para sustentar su pedido ante el notario público, será pasible de responsabilidad penal conforme a la ley de la materia.

Cese de la unión de hecho. Si los convivientes desean dejar constancia de haber puesto fin a su estado de convivencia, podrán hacerlo en la escritura pública en la cual podrán liquidar el patrimonio social, para este caso no se necesita hacer publicaciones.
El reconocimiento del cese de la convivencia se inscribe en el Registro Personal.

8.      CONVOCATORIA A JUNTA OBLIGATORIA ANUAL Y A JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

Las sociedades se encuentran reguladas por la Ley General de Sociedades Nro. 26887 y su ámbito registral por el Reglamento del Registro de Sociedades aprobado por Resolución Nro. 200-2001-SUNARP/SN. No obstante ello, se incorpora un título adicional a la ley 26662 con el objeto de establecer las reglas de intervención notarial, como asunto no contencioso, en las juntas generales. Así, el Artículo 2 de la Ley N° 29560 del 16.07.2010 regula lo siguiente:

Procedencia. Procede la convocatoria notarial a junta general cuando el órgano social encargado de la convocatoria no lo hubiera hecho, pese a haberlo solicitado el mínimo de socios que señala la ley y se haya vencido el término legal para efectuarla.
En el caso de junta obligatoria anual, procede cuando un socio o el titular de una sola acción con derecho a voto lo soliciten.
En ambos casos se verifica el cumplimiento de lo establecido en los artículos 117 y 119 de la Ley núm. 26887, Ley General de Sociedades.

Requisitos para la solicitud. La solicitud para la convocatoria debe incluir lo siguiente:
1. Nombre, documento nacional de identidad y firma del solicitante o de los solicitantes.
2. Documento que acredite la calidad de socio. En el caso de sociedades anónimas:
            a) Matrícula de acciones y/o
            b) presentación del certificado de acciones.
3. En el caso de otras formas societarias, el testimonio de escritura pública donde conste la inscripción de una o varias participaciones y/o la certificación registral.
4. En el caso de sociedades en comandita, el socio acredita su condición de tal según modalidad establecida en la Ley núm. 26887, Ley General de Sociedades.
5. Copia del documento donde se expresa el rechazo a la convocatoria y/o copia de la carta notarial enviada al directorio o a la gerencia, según sea el caso, solicitando que se celebre la junta general.

Publicación.- El notario manda a publicar el aviso de la convocatoria respetando las formalidades establecidas en el artículo 116 de la Ley núm. 26887, Ley General de Sociedades.

Protocolización de los actuados. El notario encargado de la convocatoria a petición de él o los socios debe dar fe de los acuerdos tomados en la junta general o en la junta obligatoria anual, según sea el caso, levantando un acta de la misma, la que protocoliza en su Registro Notarial de Asuntos No Contenciosos en caso que no se le ponga a disposición el libro de actas respectivo, dejando constancia de este hecho, si se le presenta el libro de actas y hay espacio suficiente, el acta se extiende en él. Si no se le presenta el libro matrícula de acciones, deja constancia de este hecho en el acta y se procede con la junta con la información que se tenga. El parte, el testimonio o la copia certificada del acta que se levante es suficiente para su inscripción en los Registros Públicos.

Remisión de los actuados al Poder Judicial. En caso de tramitarse la convocatoria y presentarse la oposición de uno o más socios titulares de participaciones y acciones con derecho a voto o de la misma sociedad, el notario tiene la obligación de remitir lo actuado al juez competente.

9.      SEPARACIÓN CONVENCIONAL Y DIVORCIO ULTERIOR

Por ley Nº 29227 y D.S. Nº 009-2008-JUS (Reglamento) se regula el procedimiento no contencioso de separación convencional y divorcio ulterior en las municipalidades y notarías. Pueden acogerse a lo dispuesto en sus normas los cónyuges que, después de transcurridos dos (2) años de la celebración del matrimonio, deciden poner fin a dicha unión mediante separación convencional y divorcio ulterior. Son competentes para llevar a cabo el procedimiento especial establecido en la presente Ley, los alcaldes distritales y provinciales, así como los notarios de la jurisdicción del último domicilio conyugal o de donde se celebró el matrimonio.

Las normas establecen en detalle los demás requisitos, procedimientos, formalización, etc. aplicables a este régimen.